Facturas por Telegram
Las facturas por Telegram entran en la empresa correcta y salen leídas.
Envías el PDF o la foto al bot de iCifra, en privado o en el grupo de ese cliente, y vuelve una respuesta con el proveedor, el total y la fecha — o el motivo por el que el documento se ha quedado esperando.
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¿Qué se le puede enviar al bot?
Un PDF o una foto, hasta 15 MB. Lo que no acepta lo dice y nombra el tipo.
El bot acepta un archivo con su tipo declarado y acepta una foto, de la que toma la resolución más grande que Telegram ofrece. Los tipos admitidos son PDF, JPEG, PNG, WEBP, HEIC y HEIF, con un tope de 15 MB. Cualquier otra cosa recibe una negativa que nombra el tipo que has enviado y el conjunto permitido, así que nunca se queda un archivo sin respuesta ni se pierde sin decirlo.
Enviar tickets por Telegram funciona igual que enviar una factura: la foto del ticket de un supermercado con varios tipos de IVA se lee con su desglose por tipo, base y cuota, porque el modelo lee la página entera y no una plantilla por proveedor. Un ZIP, en cambio, se rechaza: los archivos comprimidos y las carpetas solo se recorren en el navegador, donde el ZIP se abre antes de subir nada.
02Facturas por Telegram
¿Chat privado o un grupo por cliente?
El patrón recomendado es un grupo de Telegram por empresa cliente, vinculado una sola vez.
Creas el grupo de ese cliente, añades el bot y envías una vez «/link CÓDIGO» con el código de esa empresa, que se genera en Ajustes. Desde ese momento todo lo que cae en el grupo se archiva en esa empresa sin preguntar nada, y el bot guarda el título del grupo en cada factura, así que en la bandeja se ve por dónde entró. Puedes invitar al cliente a su propio grupo: él sube, tú revisas.
Si prefieres un solo chat que pregunte cada vez, «/unlink» lo desvincula y el bot vuelve a mostrar el selector de empresa tras cada archivo. Un detalle de configuración que conviene saber: el bot lee los archivos de un grupo porque tiene el modo privacidad desactivado en BotFather. Con el modo privacidad activo, un bot solo recibe los mensajes que le hablan a él, y un PDF dejado en un grupo no llegaría nunca, sin que ningún código pudiera detectarlo.
03Facturas por Telegram
¿Qué responde el bot cuando recibe un archivo?
Primero que lo ha recibido, y después el resumen o el motivo. Ninguna respuesta es el silencio.
Acusa recibo y dice que lo está procesando. Luego llega el resumen —proveedor, total y fecha—, con un aviso añadido cuando el documento queda en Revisión o cuando el destinatario no coincide con la empresa. O «posible duplicado», diciendo que no se ha contabilizado. O el aviso de que el archivo viene de un remitente sin aprobar y espera en la bandeja. O una negativa del plan, escrita en el idioma del chat.
La lectura la hace IA: un modelo de Anthropic, claude-sonnet-5, lee el PDF o la foto y devuelve los campos; lo que no resuelve se queda en Revisión hasta que lo aprueba una persona. Si la aritmética no cuadra contra el total impreso, el resumen lo dice en vez de corregir las cifras. Si falla la base de datos, el bot responde que no se ha perdido nada y que lo vuelvas a enviar en un minuto, y el error real queda registrado.
- Tres idiomas
- El bot habla español, inglés y ruso. La elección guardada en el chat manda siempre sobre el idioma del cliente de Telegram, y los tres botones se leen cada uno en su idioma.
- Los comandos
- «/link CÓDIGO» vincula el chat a una empresa, «/which» dice a cuál está vinculado, «/unlink» lo suelta y «/language» cambia de idioma.
- Duplicado por contenido
- Por el bot, un duplicado se detecta por contenido: mismo proveedor y mismo número, o mismo total y misma fecha. El hash del archivo solo se calcula en el navegador.
04Facturas por Telegram
¿Dónde acaba el archivo que envías?
En la empresa del grupo, o en la bandeja, esperando a que alguien diga a quién pertenece.
Un chat vinculado a una empresa archiva directamente en ella. Un chat vinculado a tu cuenta pero no a una empresa devuelve una botonera con tus empresas y un botón para dejarlo en la bandeja; el archivo espera ahí hasta que alguien pulsa, y solo puede pulsarlo un remitente autorizado de ese chat. Un chat que no está vinculado a nada no llega ni a descargar el archivo: el vínculo se lee antes.
Un archivo de un remitente que no está en la lista del chat se guarda igual, pero entra en cuarentena y en Revisión, y no alcanza ningún libro hasta que el titular de la cuenta lo aprueba en la bandeja. Si la lista de remitentes no se puede leer, cuenta como «no autorizado». Un remitente sin verificar tiene un tope de cinco archivos en cuarentena por chat y hora, y un chat sin vincular recibe tres respuestas por hora y luego calla.
05Facturas por Telegram
¿Qué planes incluyen el bot y a qué ritmo lee?
El bot viene con Despacho, Gestoría y Gestoría Plus, y el ritmo por hora es el del plan.
Las facturas leídas por hora son 10 en el plan gratuito, 10 en Solo, 100 en Despacho, 250 en Gestoría y 500 en Gestoría Plus. El límite se comprueba en el servidor antes de llamar al modelo, y la ventana va rodando. El bot no viene con el plan gratuito ni con Solo, y la puerta se cierra por defecto: un plan que no se puede resolver se rechaza, no se deja pasar. La base de datos comprueba el plan otra vez al generar el código de vínculo.
Cuando se alcanza el ritmo, el bot lo dice con estas palabras: «La lectura de facturas ha alcanzado el ritmo de tu plan: 100 por hora. Tus documentos están guardados y se procesan si lo vuelves a intentar dentro de la hora; un plan superior lee más facturas por hora.» No imprime un recuento porque el ritmo se comparte con el asistente y las dos cosas salen del mismo contador.
06Facturas por Telegram
¿Qué no hace el bot?
No abre ZIP, no contabiliza por sí mismo y no deja entrar a nadie por el hecho de escribirle.
No expande archivos comprimidos: eso ocurre solo en el navegador. No rellena el hash del archivo, así que el mismo PDF enviado dos veces por el bot se detecta por contenido y no por sus bytes. No recibe correo: las dos puertas son el navegador y Telegram. No emite facturas ni presenta nada. Y no abre la cuenta: si todavía no está aprobada, el bot lo dice y no descarga ni un byte.
Tampoco contabiliza nada por su cuenta. Un archivo en cuarentena queda en Revisión por definición, y solo un documento aprobado llega al Libro Mayor, a las cifras y a las hojas del trimestre. Una lectura que falla no se convierte nunca en tu culpa: el documento queda guardado con su motivo. Y la pantalla de informes no enseña 0,00 € cuando no ha podido leer los datos: se niega a mostrar cifras, porque un cero ahí parecería que no hay nada que declarar.
07Preguntas
¿Qué preguntan las gestorías y los despachos antes de probarlo?
¿Cómo se vincula el bot a una empresa?
¿Puede enviar las facturas mi cliente?
¿Puedo enviarle un ZIP con el mes entero?
¿Y si dejo una factura en el grupo equivocado?
¿Qué pasa si envío cien facturas de golpe?
¿Por dónde pasan los archivos que envío?
Un grupo por cliente, y las facturas dejan de perseguirse.
El bot viene con Despacho, Gestoría y Gestoría Plus. Puedes empezar por el plan gratuito para ver cómo se lee un documento —una empresa y diez facturas al mes, sin tarjeta— y contarnos cómo recoges hoy los papeles de tus clientes.