Facturas por Telegram
Las facturas por Telegram entran en el cliente correcto y salen leídas.
Tu cliente abre el enlace que le envías, pulsa «Abrir en Telegram» y desde entonces manda ahí sus facturas. Recibe un «Recibido» y, si hace falta, un aviso: no es una factura, no hemos podido leer, es de otra empresa.
01Facturas por Telegram
¿Qué se le puede enviar al bot?
Un PDF o una foto, hasta 15 MB. Lo que no acepta lo dice y nombra el tipo.
El bot acepta un archivo con su tipo declarado y acepta una foto, de la que toma la resolución más grande que Telegram ofrece. Los tipos admitidos son PDF, JPEG, PNG y WEBP, con un tope de 15 MB.
Una foto de iPhone enviada como archivo llega en HEIC, que no se puede leer, así que el bot pide enviarla como foto, y Telegram la convierte. Un archivo de otro tipo, o más grande, recibe una negativa que nombra su tipo o el tope, y no se descarga.
Enviar tickets por Telegram funciona igual que enviar una factura: la foto del ticket de un supermercado con varios tipos de IVA se lee con su desglose por tipo, base y cuota, porque el modelo lee la página entera y no una plantilla por proveedor.
Un ZIP, en cambio, se rechaza: los archivos comprimidos y las carpetas solo se recorren en el navegador, donde el ZIP se abre antes de subir nada.
Aguas Demo del Valle S.L.
NIF B00000012
Factura 0007/202617/07/2026
Cliente Gestoría Ejemplo Demo S.L. · B00000018
| Suministro de agua 06/2026 | 142,50 € |
|---|---|
| Base | 142,50 € |
| IVA 10 % | 14,25 € |
| Total | 156,75 € |
Datos de ejemplo, ficticios
Leído de la foto
Leído| Proveedor | Aguas Demo del Valle S.L. |
|---|---|
| NIF | B00000012 |
| Factura | 0007/2026 |
| Fecha | 17/07/2026 |
| Base | 142,50 € |
| IVA 10 % | 14,25 € |
| Total | 156,75 € |
142,50 € + 14,25 € = 156,75 €
Propuesto · espera tu aprobación
Datos de ejemplo, ficticios
02Facturas por Telegram
¿Cómo llega el enlace a mi cliente?
Un enlace por cliente, enviado una vez por WhatsApp o Telegram.
En iCifra abres el cliente y pulsas «Enviar al cliente». El enlace se copia, se enseña como código QR o se envía por WhatsApp o Telegram con el mensaje ya escrito.
Tu cliente lo abre en el móvil: puede subir las fotos o los PDF ahí mismo, sin cuenta ni contraseña, o pulsar «Abrir en Telegram» y quedar conectado a ese cliente, de forma que todo lo que envíe al bot se archive en él sin preguntar nada.
El enlace se muestra una sola vez y la base de datos guarda solo su huella. Si se pierde, «Enviar de nuevo» crea otro y el anterior deja de abrir, mientras quien ya envía por Telegram sigue igual; «Desactivar» lo para todo, también por Telegram. El gestor conecta su propio Telegram desde Ajustes › Tu cuenta, y el bot le propone el cliente por el NIF de cada documento.
03Facturas por Telegram
¿Qué responde el bot cuando recibe un archivo?
Primero que lo ha recibido, y después el resumen o el motivo. Ninguna respuesta es el silencio.
En el Telegram de un cliente, la respuesta es «Recibido. Tu gestoría lo revisará.» y, si hace falta, como mucho dos avisos: es un albarán, un presupuesto, una proforma o un ticket, no se lee bien, parece de otra empresa o ya se había recibido. Nunca un proveedor, un importe, una fecha ni el nombre del cliente o de la gestoría.
En tu propio Telegram, el bot acusa recibo y después llega el resumen —proveedor, total y fecha—, con un aviso cuando el documento queda por revisar o el destinatario no coincide con el cliente; o «posible duplicado», diciendo que no se ha contabilizado; o una negativa del plan, en el idioma del chat.
La lectura la hace IA: un modelo de Anthropic (Claude) lee el PDF o la foto y devuelve los campos; lo que no resuelve se queda por revisar hasta que lo aprueba una persona.
Si la aritmética no cuadra contra el total impreso, el documento queda por revisar —el resumen lo dice— y las cifras no se corrigen. Si falla la base de datos, el bot responde que no se ha perdido nada y que lo vuelvas a enviar en un minuto, y el error real queda registrado.
- Tres idiomas
- El bot habla español, inglés y ruso. La elección guardada en el chat manda siempre sobre el idioma del cliente de Telegram, y los tres botones se leen cada uno en su idioma.
- Los comandos
- En tu propio Telegram, «/which» dice para qué clientes puedes enviar, «/unlink» lo desconecta de tu cuenta y «/language» cambia de idioma. El Telegram de un cliente solo envía documentos y cambia de idioma; no enseña nada del cliente ni de la gestoría, y lo desconecta la gestoría con «Desactivar el enlace». No hay ningún código que teclear: el enlace lo hace todo.
- Duplicados
- El mismo archivo, enviado otra vez al mismo cliente, no se vuelve a registrar: el bot avisa de que ya estaba. Una factura que ya está con otro archivo se reconoce por su contenido —mismo proveedor y mismo número, o mismo proveedor, total y fecha— y queda como posible duplicado, sin contabilizarse.
04Facturas por Telegram
¿Dónde acaba el archivo que envías?
En el cliente cuyo enlace lo trajo, en «Por revisar»; o, desde el Telegram de un gestor, en el cliente que confirme con un toque.
Lo que llega por el Telegram de un cliente se archiva directamente en ese cliente, «Por revisar», y nunca se aprueba sin una persona.
En tu propio Telegram, si solo puedes abrir un cliente, el archivo entra en él; si son varios, el bot lee el documento una vez y propone el cliente cuyo NIF lleva, con «Sí» y «Otra», o te pregunta con un botón por cliente o buscando por nombre o NIF. Antes de descargar cada archivo se comprueba que sigues pudiendo abrir ese cliente.
Solo hay dos clases de chat que archivan: el Telegram de un cliente, conectado por su enlace, y el tuyo, conectado en Ajustes › Tu cuenta. Cualquier otro chat —uno que nadie ha conectado, o un grupo— no descarga nada ni lee ningún cliente: recibe una indicación de qué hacer, como mucho tres veces por hora, y luego calla.
En un grupo, la conversación normal no recibe respuesta. Si se desactiva el enlace de un cliente, su Telegram pasa a ser uno más de esos chats.
05Facturas por Telegram
¿Qué planes incluyen el bot y a qué ritmo lee?
Durante la beta hay un solo plan: el bot viene con él, y lee hasta 500 facturas por hora.
Las facturas leídas por hora son 500 para cada gestoría de la beta. El límite se comprueba en el servidor antes de llamar al modelo, y la ventana va rodando.
La puerta del bot se cierra por defecto: un plan que no se puede resolver se rechaza, no se deja pasar. La base de datos comprueba el plan otra vez al crear o renovar el enlace del cliente, y el bot otra vez en cada archivo.
Cuando se alcanza el ritmo, tu propio Telegram lo dice con estas palabras: «La lectura de facturas ha alcanzado el ritmo de tu plan: 500 por hora. Tus documentos están guardados sin leer: pasada la hora, ábrelos en iCifra y pulsa “Volver a leer”. Si necesitas un ritmo mayor, escríbenos.»
A tu cliente no le llega ese aviso: su archivo queda guardado, «Por revisar». No imprime un recuento porque el ritmo se comparte con el asistente y las dos cosas salen del mismo contador.
06Facturas por Telegram
¿Qué no hace el bot?
No abre ZIP, no contabiliza por sí mismo y no deja entrar a nadie por el hecho de escribirle.
No expande archivos comprimidos: eso ocurre solo en el navegador. No recibe correo: las dos puertas son el navegador y Telegram. No emite facturas ni presenta nada. Y no deja entrar a nadie por escribirle: un chat que no está conectado, o el de un gestor cuya cuenta aún no está aprobada, no descarga ni un byte.
Tampoco contabiliza nada por su cuenta. Lo que envía un cliente queda siempre «Por revisar», y solo un documento aprobado llega al Libro Mayor, a las cifras y a las hojas del trimestre.
Una lectura que falla no se convierte nunca en tu culpa: el documento queda guardado con su motivo. Y la pantalla de informes no enseña 0,00 € cuando no ha podido leer los datos: se niega a mostrar cifras, porque un cero ahí parecería que no hay nada que declarar.
07Preguntas
¿Qué preguntan las gestorías y los despachos antes de probarlo?
¿Cómo se conecta el bot a un cliente?
¿Puede enviar las facturas mi cliente?
¿Puedo enviarle un ZIP con el mes entero?
¿Y si un cliente me manda una factura de otra empresa?
¿Qué pasa si envío cien facturas de golpe?
¿Por dónde pasan los archivos que envío?
Facturas por Telegram
Un enlace por cliente, y las facturas dejan de perseguirse.
El bot viene con el plan de la beta, el mismo para todas las gestorías, y se empieza sin pagar nada, sin tarjeta. Cuéntanos cómo recoges hoy los papeles de tus clientes; el precio se acuerda con cada gestoría.