Gestorías y asesorías
Programa de contabilidad para asesorías: un libro por cada empresa cliente.
Cada cliente del despacho es una empresa con su plan de cuentas, su Libro Mayor y su bandeja. Lo que las une es una sola regla: si el asiento no cuadra al céntimo, no entra en los libros.
01Gestorías y asesorías
¿Cómo se organizan varias empresas cliente en un mismo programa?
Una empresa por cliente, y nada se mezcla entre ellas.
Al crear una empresa, iCifra le siembra veinticuatro cuentas del Plan General Contable: 472 y 477 para el IVA soportado y repercutido, 4751 para las retenciones, 410 y 430 para acreedores y clientes, las 62x de gasto, 631 de otros tributos, 640 y 642 de personal, 700 y 705 de ventas, 570 y 572 de caja y bancos. Después, cada proveedor recibe su propia subcuenta analítica y cada cuenta bancaria la suya.
Los proveedores, las categorías, las cuentas bancarias y los documentos pertenecen a esa empresa y a ninguna otra. El número de empresas es el del plan: cinco en Despacho, quince en Gestoría, cincuenta o más en Gestoría Plus, que se acuerda contigo. El límite se comprueba al crear la empresa, en la propia base de datos. Conviene mirar el reparto antes de elegir: Gestoría trae 1.000 facturas al mes para quince empresas, así que quince clientes de volumen alto piden más.
- Aislamiento en la base de datos
- El filtro por firma vive en la base de datos y se aplica en cada consulta, no en la aplicación: un filtro olvidado en el código no abre nada.
- Quién ve qué
- El límite es la firma, no la persona: propietario y administrador alcanzan todas las empresas del despacho; a un contable se le asignan las suyas.
- Subcuentas automáticas
- 410.0.NNNNN por proveedor y 572.0.NNNNN por cuenta bancaria, numeradas por la base de datos y no a mano, correlativas dentro de cada empresa.
- Cuentas propias de cada empresa
- Las cuentas especiales —IVA soportado, ventas, sueldos, sin categoría— se pueden apuntar a otro código en una empresa sin tocar las demás.
02Gestorías y asesorías
¿Qué ve el despacho de cada empresa cliente?
Una bandeja donde cada fila enseña un estado: una decisión ya tomada, o una que te espera.
Un documento pasa por subido y procesando, y acaba en uno de cuatro estados: aprobado, Revisión, duplicado o error. El estado es la columna que se lee primero, y lleva su motivo escrito al lado. Las facturas recibidas, las emitidas, los abonos y las nóminas tienen cada una su pantalla, con la misma lista y el mismo filtro por dirección y por tipo de documento.
Solo lo aprobado llega a los libros. Revisión, duplicado, error y lo que aún se está procesando quedan fuera del Libro Mayor, de las cifras de los informes y de todas las exportaciones que salen de ellas, pero siguen visibles en sus pantallas con el motivo delante. El emparejamiento con el banco es más ancho a propósito: una factura puede estar pagada antes de que nadie la apruebe.
03Gestorías y asesorías
¿Por qué la revisión es el control del despacho?
Porque es el punto exacto donde decide una persona, y nada pasa de ahí sin ella.
Un documento se aprueba solo cuando se cumple todo: el proveedor ya es conocido en esa empresa, la confianza de la lectura llega a 0,75, hay total y nombre de proveedor, la aritmética cuadra, no es duplicado y la factura va a nombre de la empresa vinculada. Lo demás queda en Revisión con su motivo. La primera factura de un proveedor nuevo pasa siempre por Revisión, sea cual sea la confianza, para que alguien confirme cómo se ha leído la fecha.
La lectura la hace IA: un modelo de Anthropic, claude-sonnet-5, recibe el PDF o la foto y devuelve los campos. Lo que el modelo no resuelve se queda en Revisión, y aprueba una persona del despacho. Lo que viene después no es lectura sino aritmética: base más IVA más otros tributos menos IRPF contra el total impreso, en céntimos enteros, y el documento que no coincide baja a Revisión con las cifras que discrepan.
- Factura del cliente equivocado
- El NIF y el nombre del destinatario se comparan con los de la empresa vinculada. Si no coinciden, se marca discrepancia y baja a Revisión en vez de archivarse en silencio.
- Duplicados
- El mismo archivo subido dos veces en el navegador se detecta por su hash; la misma factura por otro camino, por contenido. Un duplicado no se contabiliza nunca, y la marca se puede descartar.
- Una lectura fallida no se pierde
- Si la lectura falla, el documento queda guardado con el estado de error y el motivo. Nada se descarta y nada llega a los libros.
- El céntimo de redondeo
- El residuo de un céntimo que produce el IVA redondeado línea a línea se decide una vez por empresa: se lleva a la cuenta de diferencias de redondeo, o se retiene el documento. Sin decidir, se retiene.
04Gestorías y asesorías
¿Qué recibe el asesor al cerrar el trimestre?
El libro de facturas recibidas, el desglose por tipo de IVA, los totales por trimestre y las contrapartes anuales, en el Excel que ya lee.
El libro de Excel del modelo trae tres hojas. Facturas (303): una fila por factura con fecha, trimestre, número, proveedor, NIF, base, tipo, base y cuota al 21 %, al 10 % y al 4 %, base al 0 %, total de IVA y total de factura. Resumen 303: base y cuota por tipo, base al 0 % y los totales, una fila por trimestre. Modelo 347: una fila por contraparte con su total anual.
Ninguna de esas hojas es un formulario. iCifra no genera, ni rellena, ni presenta un 303 o un 347: marca las contrapartes cuyo total anual llega a 3.005,06 € y ahí acaba su trabajo. Es un papel de trabajo para el despacho, no la declaración, y tampoco tiene la forma en la que se presenta el 347. Quien firma y presenta es tu asesor.
- Sale el conjunto, no la pantalla
- El diálogo vuelve a leer todas las páginas de facturas antes de exportar; si no puede, se niega en vez de exportar las primeras mil filas en silencio.
- Recibidas y emitidas, por separado
- Para separarlas, exporta desde la lista filtrada por dirección: la pantalla de Informes suma recibidas, emitidas y nóminas en la misma cifra.
- Formatos
- El libro del modelo es .xlsx porque tiene tres hojas. El CSV existe para la hoja genérica y para la lista de facturas. El Libro Mayor sale en su propio .xlsx o para imprimir.
- Los modelos ya presentados
- El justificante de un 111, un 130, un 303, un 347 o un 390 se archiva en iCifra con su año, su periodo, su importe y su PDF. Archivar, no presentar.
05Gestorías y asesorías
¿Cuántas personas del despacho pueden entrar?
Los usuarios son un número del plan: uno en Despacho, tres en Gestoría, cinco o más en Gestoría Plus.
Los roles existen en la base de datos: propietario, administrador, contable y lector, cada uno activo o suspendido, con un solo propietario activo por despacho. El alcance de cada rol se resuelve también ahí, no en la pantalla. En los planes Gestoría los puestos son los usuarios incluidos más los autorizados de más; Despacho y los planes de abajo son de un solo puesto. El acceso múltiple funciona en cuanto existe la fila de pertenencia.
Lo que no existe todavía: no hay forma de invitar a una segunda persona desde dentro del producto. No hay pantalla de miembros, y lo único que se llama invitación en Ajustes es el código de Telegram. Así que hoy los usuarios son un número del plan, no un botón. El rol de lector queda además denegado a propósito hasta que las políticas de lectura y escritura se separen: denegar de más se ve y se arregla, conceder de más no se ve.
06Gestorías y asesorías
¿Qué no hace iCifra?
Lo que no hace está escrito aquí, porque un despacho lo descubriría en el peor momento del trimestre.
No emite facturas: no hay series de numeración, ni generación de PDF o XML, ni envío, ni conexión con la Agencia Tributaria. Todo documento que existe en iCifra llegó como archivo. El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 define el sistema informático de facturación por una función, expedir facturas; iCifra registra las que recibes y las que ya has emitido, así que no lo es, y la obligación sigue siendo de quien expide.
Tampoco contabiliza los abonos todavía: se leen, se guardan y se enlazan con la factura rectificada, y el libro los lista como no contabilizados con ese motivo. No lee ficheros Norma 43: extractos en CSV, Excel y PDF, sin conexión con tu banco. No recibe documentos por correo, hay dos puertas: el navegador y Telegram. No convierte divisas. Y el número de asiento es posicional, así que no es una referencia que citar.
07Preguntas
¿Qué preguntan las gestorías y los despachos antes de probarlo?
¿Qué plan encaja en un despacho?
¿Puedo probarlo con un solo cliente?
¿Se entra al registrarse?
¿Dónde están los datos de mis clientes?
¿Puedo sacar los datos y marcharme?
¿Sustituye al asesor que firma?
Pruébalo con un cliente antes de mover la cartera.
El plan gratuito es una empresa y diez facturas al mes, sin tarjeta. Revisamos a mano cada cuenta nueva antes de abrirla. Si prefieres verlo primero sobre facturas reales, cuéntanos cómo cierras el trimestre y lo leemos nosotros.