Gestorías y asesorías
Programa de contabilidad para asesorías: un libro por cada empresa cliente.
Cada cliente del despacho es una empresa con su plan de cuentas, su Libro Mayor y su bandeja. Lo que las une es una sola regla: si el asiento no cuadra al céntimo, no entra en los libros.
01Gestorías y asesorías
¿Cómo se organizan varias empresas cliente en un mismo programa?
Una empresa por cliente, y nada se mezcla entre ellas.
Al crear una empresa, iCifra le siembra su plan de cuentas del Plan General Contable, entre ellas: 472 y 477 para el IVA soportado y repercutido, 4751 para las retenciones, 410 y 430 para acreedores y clientes, las 62x de gasto, 631 de otros tributos, 640 y 642 de personal, 700 y 705 de ventas, 570 y 572 de caja y bancos.
Después, cada proveedor recibe su propia subcuenta analítica y cada cuenta bancaria la suya.
Los proveedores, las categorías, las cuentas bancarias y los documentos pertenecen a esa empresa y a ninguna otra. Durante la beta, el número de empresas cliente se fija para cada gestoría, y los libros de la propia gestoría no cuentan como cliente.
El límite se comprueba al crear la empresa, en la propia base de datos. Conviene mirar el volumen antes de mover la cartera: las facturas leídas al mes también se fijan para cada gestoría, y son 5.000 salvo que acordemos otra cifra.
- Aislamiento en la base de datos
- El filtro por firma vive en la base de datos y se aplica en cada consulta, no en la aplicación: un filtro olvidado en el código no abre nada.
- Quién ve qué
- El límite es la gestoría, no la persona: el titular, los administradores y los gestores acceden a todas sus empresas, salvo el gestor al que se limite a las que tiene asignadas.
- Subcuentas automáticas
- 410.0.NNNNN por proveedor y 572.0.NNNNN por cuenta bancaria, numeradas por la base de datos y no a mano, correlativas dentro de cada empresa.
- Cuentas propias de cada empresa
- Las cuentas especiales —IVA soportado, ventas, sueldos, sin categoría— se pueden apuntar a otro código en una empresa sin tocar las demás.
Libro Diario
3T 2026Gestoría Ejemplo Demo S.L. · B00000018
| Fecha | Cta. | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Suma anterior | 1.547,04 | 1.547,04 | |
| 24/07/2026 | 628 | 318,40 | |
| EC-2026-88214 | 472 | 66,86 | |
| 410 | 385,26 | ||
| 04/08/2026 | 623 | 1.200,00 | |
| 2026/214 | 472 | 252,00 | |
| 4751 | 180,00 | ||
| 410 | 1.272,00 | ||
| 11/08/2026 | 624 | 260,00 | |
| ME-2026-3390 | 472 | 54,60 | |
| 631 | 12,40 | ||
| 629 | 35,00 | ||
| 410 | 362,00 | ||
| Suma y sigue | 3.746,30 | 3.746,30 | |
Datos de ejemplo, ficticios
Libro Diario
3T 2026| Fecha | Cta. | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Suma anterior | 3.746,30 | 3.746,30 | |
| 18/08/2026 | 628 | 121,07 | |
| CD-2026-71104 | 472 | 25,42 | |
| 410 | 146,50 | ||
| 678 | 0,01 | ||
| 25/08/2026 | 430 | 2.904,00 | |
| 2026-0042 | 700 | 2.400,00 | |
| 477 | 504,00 | ||
| 31/08/2026 | 640 | 2.100,00 | |
| NOM-2026-08 | 4751 | 315,00 | |
| 476 | 133,35 | ||
| 465 | 1.651,65 | ||
| Total debe = Total haber | 8.896,80 | 8.896,80 | |
Factura CD-2026-71104: decidiste contabilizar el céntimo solo en esta factura.
Datos de ejemplo, ficticios
02Gestorías y asesorías
¿Qué ve el despacho de cada empresa cliente?
Una bandeja donde cada fila enseña un estado: una decisión ya tomada, o una que te espera.
Un documento pasa por subido y procesando, y acaba en uno de cuatro estados: aprobado, Por revisar, duplicado o error. El estado es la columna que se lee primero, y lleva su motivo escrito al lado. Las facturas recibidas, las emitidas, los abonos y las nóminas tienen cada una su pantalla, con la misma lista y el mismo filtro por dirección y por tipo de documento.
Solo lo aprobado llega a los libros. Por revisar, duplicado, error y lo que aún se está procesando quedan fuera del Libro Mayor, de las cifras de los informes y de todas las exportaciones que salen de ellas, pero siguen visibles en sus pantallas con el motivo delante.
El emparejamiento con el banco es más ancho a propósito: una factura puede estar pagada antes de que nadie la apruebe.
03Gestorías y asesorías
¿Por qué la revisión es el control del despacho?
Porque es el punto exacto donde decide una persona, y nada pasa de ahí sin ella.
Una factura llega marcada «Lista para aprobar», con su porcentaje de confianza, cuando se cumple todo: el proveedor ya es conocido en esa empresa, la confianza de la lectura llega al 75 %, hay total, nombre de proveedor y fecha, la IA no ha marcado ningún campo como dudoso, la aritmética cuadra, no es duplicado y la factura va a nombre de la empresa vinculada.
Lo demás queda por revisar con su motivo. Ninguna se aprueba sin una persona del despacho: las listas, de una en una o todas a la vez. La primera factura de un proveedor nuevo nunca llega lista, sea cual sea la confianza, para que alguien confirme cómo se ha leído la fecha.
La lectura la hace IA: un modelo de Anthropic (Claude) recibe el PDF o la foto y devuelve los campos. Lo que el modelo no resuelve se queda por revisar, y aprueba una persona del despacho.
Lo que viene después no es lectura sino aritmética: base más IVA más otros tributos menos IRPF contra el total impreso, en céntimos enteros, y el documento que no coincide queda por revisar con las cifras que discrepan.
- Factura del cliente equivocado
- El NIF y el nombre del destinatario se comparan con los de la empresa vinculada. Si no coinciden, se marca discrepancia y queda por revisar en vez de archivarse en silencio.
- Duplicados
- El mismo archivo subido dos veces en el navegador se detecta por su hash; la misma factura por otro camino, por contenido. Un duplicado no se contabiliza nunca, y la marca se puede descartar.
- Una lectura fallida no se pierde
- Si la lectura falla, el documento queda guardado con el estado de error y el motivo. Nada se descarta y nada llega a los libros.
- El céntimo de redondeo
- El residuo de un céntimo que produce el IVA redondeado línea a línea se decide una vez por empresa: se lleva a la cuenta de diferencias de redondeo, o se retiene el documento. Sin decidir, se retiene.
04Gestorías y asesorías
¿Qué recibe el asesor al cerrar el trimestre?
El libro de facturas recibidas, el desglose por tipo de IVA, los totales por trimestre y las contrapartes anuales, en el Excel que ya lee.
El libro de Excel del modelo trae tres hojas. Facturas (303): una fila por factura con fecha, trimestre, número, proveedor, NIF, base, tipo, base y cuota al 21 %, al 10 % y al 4 %, base al 0 %, total de IVA y total de factura.
Resumen 303: base y cuota por tipo, base al 0 % y los totales, una fila por trimestre. Modelo 347: una fila por contraparte con su total del periodo exportado.
Ninguna de esas hojas es un formulario. iCifra no genera, ni rellena, ni presenta un 303 o un 347: marca las contrapartes cuyo total en el periodo exportado llega a 3.005,06 € y ahí acaba su trabajo. Es un papel de trabajo para el despacho, no la declaración, y tampoco tiene la forma en la que se presenta el 347. Quien firma y presenta es tu asesor.
- Sale el conjunto, no la pantalla
- El diálogo vuelve a leer todas las páginas de facturas antes de exportar; si no puede, se niega en vez de exportar las primeras mil filas en silencio.
- Recibidas y emitidas, por separado
- El diálogo de exportación pregunta qué libro quieres, recibidas (IVA soportado) o emitidas (IVA repercutido), o lo toma del filtro de la lista. Informes también los separa, en dos columnas.
- Formatos
- El libro del modelo es .xlsx porque tiene tres hojas. El CSV existe para la hoja genérica y para la lista de facturas. El Libro Mayor sale en su propio .xlsx o para imprimir.
- Los modelos ya presentados
- El justificante de un 111, un 130, un 303, un 347 o un 390 se archiva en iCifra con su año, su periodo, su importe y su PDF. Archivar, no presentar.
05Gestorías y asesorías
¿Cuántas personas del despacho pueden entrar?
Las que acordemos con tu gestoría: durante la beta, el número de usuarios se fija para cada una.
Los roles son Titular, Administrador y Gestor. Cada persona puede estar activa o suspendida, y cada gestoría tiene un único titular activo. El alcance de cada rol se resuelve en la base de datos: el titular y los administradores acceden a todas las empresas; cada gestor, también, salvo que se le limite a las que tiene asignadas.
Durante la beta, los puestos de cada gestoría son los que se fijan para ella. El acceso de varias personas funciona en cuanto se las incorpora al equipo.
El titular puede invitar a administradores o gestores desde Ajustes; un administrador solo puede invitar a gestores. Cada invitación se vincula a un correo, caduca a los siete días y ocupa un puesto mientras está pendiente. La persona invitada entra en la gestoría al aceptar la invitación: la invitación del titular hace de aprobación.
06Gestorías y asesorías
¿Qué no hace iCifra?
Lo que no hace está escrito aquí, porque un despacho lo descubriría en el peor momento del trimestre.
No emite facturas: no hay series de numeración, ni generación de PDF o XML, ni envío, ni conexión con la Agencia Tributaria. Todo documento que existe en iCifra llegó como archivo.
El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 define el sistema informático de facturación por una función, expedir facturas; iCifra registra las que recibes y las que ya has emitido, así que no lo es, y la obligación sigue siendo de quien expide.
No se conecta con tu banco: los extractos entran como ficheros (Norma 43, CSV, Excel o PDF). No recibe documentos por correo, hay dos puertas: el navegador y Telegram. No convierte divisas. Y el número de asiento es posicional, así que no es una referencia que citar.
07Preguntas
¿Qué preguntan las gestorías y los despachos antes de probarlo?
¿Qué plan encaja en un despacho?
¿Puedo probarlo con un solo cliente?
¿Se entra al registrarse?
¿Dónde están los datos de mis clientes?
¿Puedo sacar los datos y marcharme?
¿Sustituye al asesor que firma?
Gestorías y asesorías
Pruébalo con un cliente antes de mover la cartera.
Durante la beta se empieza sin pagar nada, sin tarjeta, y el precio se acuerda con cada gestoría. Revisamos a mano cada cuenta nueva antes de abrirla. Si prefieres verlo primero sobre facturas reales, cuéntanos cómo cierras el trimestre y lo leemos nosotros.