El recorrido de una factura
Contabilización de facturas: la IA lee y comprueba, tú apruebas.
Una factura entra por el navegador o por Telegram, y sale leída, comprobada contra el total impreso y con su asiento por partida doble propuesto. Ningún documento llega a los libros hasta que lo aprueba una persona.
01El recorrido de una factura
¿Por dónde entra una factura?
Por dos puertas: el navegador y Telegram. No hay una tercera.
En el navegador arrastras lo que tengas: un archivo, varios, una carpeta entera o un ZIP. Las carpetas se recorren por dentro, con sus subcarpetas, y los ZIP también; un ZIP dentro de otro no se abre.
Un ZIP admite hasta 200 documentos y 15 MB por archivo, y lo que se queda fuera —lo que no es PDF, JPG, PNG o WebP, lo que pasa de esos topes, un ZIP anidado— se cuenta y se te dice cuánto. No eliges qué son: iCifra lee cada documento y decide si es gasto, ingreso, abono o nómina —por quién lo emite y a quién va—, y si se equivoca lo cambias en la lista con un toque.
La otra puerta es el enlace del cliente: se lo envías una vez por WhatsApp o Telegram y desde su móvil sube las fotos o los PDF, o pulsa «Abrir en Telegram» y queda conectado. Cada archivo entra en «Por revisar» de ese cliente. El bot acepta PDF y fotos hasta 15 MB, y un ZIP lo rechaza diciendo por qué. Viene con el plan de la beta, el mismo para todas las gestorías.
- El navegador
- Un archivo, varios, una carpeta o un ZIP. PDF, JPG, PNG y WebP, con el ZIP como contenedor.
- Telegram
- Un enlace por cliente, enviado una sola vez. PDF y fotos hasta 15 MB. El ZIP solo se abre en el navegador.
- Quién puede enviar
- Cada chat tiene su lista de remitentes. Un archivo de alguien que no está en ella se guarda en cuarentena y espera tu aprobación en la bandeja.
- Por correo, todavía no
- No hay entrada por correo electrónico. Siguen siendo dos puertas: el navegador y el bot.
Mantenimiento Integral Demo S.L.
NIF B00000010
Factura
2026-0101
- Fecha
- 03/07/2026
- Cliente
- Gestoría Ejemplo Demo S.L. · B00000018
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Mantenimiento de instalaciones 07/2026 | 900,00 € |
| Base imponible | 900,00 € |
|---|---|
| IVA 21 % | 189,00 € |
| Total | 1.089,00 € |
Datos de ejemplo, ficticios
Libro Diario
3T 2026Gestoría Ejemplo Demo S.L. · B00000018
Asiento 103/07/2026Factura 2026-0101
| Cta. | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 622 | Reparaciones y conservación | 900,00 | |
| 472 | HP IVA soportado | 189,00 | |
| 410 | Acreedores | 1.089,00 | |
| Debe = Haber | 1.089,00 | 1.089,00 | |
Propuesto · espera tu aprobación
Datos de ejemplo, ficticios
02El recorrido de una factura
¿Es un OCR el que lee la factura?
No. No hay capa de OCR ni una plantilla por proveedor: se lee el documento entero.
Donde un OCR reconoce caracteres y necesita una plantilla para cada proveedor, iCifra envía el PDF o la foto tal cual a un modelo de lenguaje multimodal y recibe los campos: número y fecha, proveedor y cliente con su NIF, base imponible, tipo y cuota de IVA por cada tipo, IRPF, otros tributos, suplidos y total.
Por eso un ticket con tres tipos de IVA o una nómina no necesitan configuración previa.
Esa lectura es la única parte con IA: un modelo de Anthropic (Claude) lee el documento y propone los campos. Lo que no resuelve queda por revisar con su motivo escrito, y nada llega a los libros hasta que lo aprueba una persona. Lo que viene después no es lectura sino cálculo: la aritmética, el cuadre y las cifras del trimestre.
- Escrito para documentos españoles
- Busca Base imponible, IVA, IRPF, Total factura, CIF y NIF, y reconoce por su nombre el abono, la factura rectificativa y la nómina.
- Varios tipos de IVA en la misma factura
- Se guarda el desglose: base y cuota de cada tipo. Un tipo que no está impreso no se inventa.
- Fechas ambiguas
- Se normaliza la fecha impresa, no la interpretación del modelo. Si corriges el formato de un proveedor, sus documentos se vuelven a leer.
- Nóminas
- Devengos como base, líquido a percibir como total, IRPF retenido, y aparte la Seguridad Social del trabajador y la de la empresa. Aquí el proveedor es la persona y el cliente, la empresa.
03El recorrido de una factura
¿Qué se comprueba antes de asentar nada?
La aritmética contra el total impreso, en céntimos enteros. Es la cifra con fuerza legal.
Base más IVA más otros tributos menos IRPF tiene que dar el total impreso, con un céntimo de tolerancia; en una nómina, devengos menos IRPF menos Seguridad Social tiene que dar el líquido.
El desglose se reconcilia también: las bases suman la base y las cuotas suman la cuota. Si algo no cuadra, iCifra no corrige ningún número: baja el documento a Por revisar y escribe qué cifras discrepan.
Una factura llega marcada «Lista para aprobar», con su porcentaje de confianza, cuando se cumple todo: el proveedor ya es conocido en esa empresa, la lectura llega al 75 % de confianza, hay total, nombre de proveedor y fecha, la IA no ha marcado ningún campo como dudoso, la aritmética cuadra, no es duplicado y la factura está a nombre de la empresa.
Lo demás queda Por revisar con su motivo. Ninguna entra en los libros sola: las listas las apruebas tú, de una en una o todas a la vez con un clic. La primera factura de un proveedor nuevo nunca llega lista, para que confirmes cómo se ha leído la fecha.
- Los estados
- Subido, procesando y después uno de estos: Por revisar (marcado «Lista para aprobar» si pasa todas las comprobaciones), duplicado o error. Aprobado solo cuando lo aprueba una persona, y solo lo aprobado entra en los libros.
- Duplicados
- El mismo archivo subido dos veces por el navegador se detecta por su hash antes de leerlo; la misma factura por otro camino, por su contenido. Un duplicado no se contabiliza, y la marca se puede descartar.
- Facturada a otro
- Si el NIF o el nombre del cliente no es el de la empresa, el documento se marca y queda por revisar. No se archiva en silencio.
- Si la lectura falla
- El archivo no se pierde: queda guardado con el motivo. Un fallo nuestro se dice como lo que es, no como un problema de tu documento.
04El recorrido de una factura
¿Qué asiento produce cada documento?
Uno por partida doble, con las cuentas del Plan General Contable. Si debe y haber no coinciden al céntimo, no se publica.
En una factura recibida se cargan la cuenta de la categoría por la base, el 472 de IVA soportado por la cuota, el 631 por otros tributos y el 629 por los suplidos; se abonan el 4751 por la retención de IRPF y la subcuenta del proveedor por el total: 400.0.NNNNN si es una compra de mercaderías (600–602, 607), 410.0.NNNNN si es un servicio.
En una emitida, 430 y 473 al debe contra 700 y 477 al haber. En una nómina, 640 al debe contra 4751, 476 y 465, y, cuando la nómina la imprime, 642 contra 476 por la Seguridad Social a cargo de la empresa.
Cada empresa nueva se crea con su plan de cuentas del PGC ya sembrado, y cada proveedor y cada cuenta bancaria reciben su subcuenta sin que nadie la escriba. El descuadre se mide en céntimos enteros y funciona como puerta, no como aviso: un asiento que no cuadre exactamente sale del Libro Mayor y se te devuelve con su documento, su fecha y el descuadre en céntimos.
- Los abonos se contabilizan
- Enlazado a su factura, el abono invierte sus cuentas. Sin enlazar, va a la 608 o la 708 según sus NIF, y el Libro Mayor lo lista aparte. Si sus NIF no dicen si corrige una compra o una venta, se queda fuera del Libro Mayor con ese motivo.
- La retención va a su cuenta
- El 4751 cuando la practicas tú, el 473 cuando te la practican. El IVA nunca se mezcla con el IRPF.
- El céntimo de redondeo
- El residuo que deja el IVA redondeado línea a línea se decide una vez por empresa: llevarlo a la cuenta de diferencias de redondeo, o retener el documento. Sin decidir, se retiene.
- Lo retenido dice por qué
- «Descuadre de X €», «no tiene importes», «su factura está pendiente de aprobar». Queda visible y fuera de los libros hasta que se arregla.
- El número de asiento no es una referencia
- El Libro Mayor se recalcula en cada consulta y la numeración es posicional: una factura con fecha antigua desplaza a las siguientes.
05El recorrido de una factura
¿Cómo se concilia el banco y qué se lleva tu asesor?
Cada movimiento busca su factura por importe y fecha; el trimestre sale en el Excel que tu asesor ya lee.
Los extractos entran como CSV, Excel (.xlsx y .xls) o PDF, y el PDF lo lee el mismo modelo que las facturas, así que ese conviene revisarlo. Cada movimiento se mide contra las facturas de su mismo importe y fecha cercana: si el parecido es alto se te propone como exacta, y las exactas se confirman de una vez; si es dudoso se te propone y decides tú.
Nada se empareja sin que lo confirmes. Por defecto, el importe no puede diferir en más de un céntimo ni la fecha en más de treinta días; el titular o un administrador lo cambia en Ajustes › Conciliación bancaria.
Lo que se queda sin factura no se esconde: aparece en una pantalla de revisión y se asienta contra su propia categoría, para que la cuenta del banco siga cuadrando. Del lado del IVA hay dos libros de Excel.
El de modelos trae tres hojas: Facturas (303), una fila por factura con base y cuota de cada tipo; Resumen 303, una fila por trimestre; y Modelo 347, una fila por contraparte con su total del periodo exportado. Es un papel de trabajo: quien firma y presenta es tu asesor.
- La fila que no se puede leer
- Fecha ilegible, importe ilegible o un cero de verdad: se cuentan y se dicen. Un movimiento ya importado se descarta al reimportar el mismo periodo.
- La exportación lee el conjunto completo
- No exporta lo que hay en pantalla: vuelve a leer todas las páginas y, si no puede, se niega en vez de darte un trimestre incompleto.
- Formatos
- El libro de modelos es .xlsx porque son tres hojas. El CSV existe para la hoja única y para la lista de facturas. El Libro Mayor sale en su propio .xlsx o para imprimir.
- Soportado y repercutido
- Al exportar eliges el libro: recibidas para el soportado, emitidas para el repercutido. Cada hoja lleva solo las filas de ese libro.
- Solo lo aprobado
- Por revisar, duplicados y errores no entran en el Libro Mayor, ni en los informes, ni en ninguna exportación. Siguen visibles en sus pantallas.
06El recorrido de una factura
¿Qué no hace iCifra?
Esta lista importa tanto como la otra. Lo que no está aquí es porque todavía no existe.
iCifra no expide facturas. No hay creación, ni series de numeración, ni generación de PDF o XML, ni envío: todo documento que existe aquí llegó como archivo.
Por eso no es un sistema informático de facturación, tal como lo define el Real Decreto 1007/2023, y no hace cumplir Verifactu a nadie: la obligación es de quien expide, y en iCifra están las facturas que recibes y las que ya has emitido.
Tampoco presenta nada a la Agencia Tributaria: ni 303, ni 347, ni 390, ni 111, ni 130. Produce las hojas y guarda el justificante de lo que ya presentaste en otro sitio. No convierte divisas, así que los totales de una empresa con varias monedas no significarían nada. Y una cuenta nueva no entra sola: la revisamos a mano antes de que pueda hacer nada.
- Expedir facturas
- No las escribe iCifra. Ni numeración, ni PDF, ni XML, ni envío, ni conexión con la Agencia Tributaria.
- Verifactu
- No decimos compatible, ni homologado, ni adaptado. La obligación acompaña a quien expide las facturas, no al programa que las lee.
- Conexión bancaria
- No hay conexión con tu banco ni PSD2. Los extractos son archivos que importas tú: Norma 43, CSV, Excel o PDF.
07Preguntas
¿Qué preguntan las gestorías y los despachos antes de probarlo?
¿Hay que configurar una plantilla por cada proveedor?
¿Cuántas facturas puedo subir de una vez?
¿Lee también las facturas emitidas y las nóminas?
¿Puedo corregir un dato mal leído?
¿Lee extractos bancarios en Norma 43?
¿Genera el Modelo 303?
El recorrido de una factura
Pruébalo con las facturas de un cliente de verdad.
Durante la beta todas las gestorías están en el mismo plan, con un precio acordado con cada una; se empieza sin pagar nada y no pedimos tarjeta. Revisamos a mano cada cuenta nueva antes de abrirla.