El recorrido de una factura
Contabilización automática de facturas, del documento al Libro Mayor.
Una factura entra por el navegador o por Telegram, y sale leída, comprobada contra el total impreso y asentada por partida doble. Nada llega a los libros hasta que lo aprueba una persona.
01El recorrido de una factura
¿Por dónde entra una factura?
Por dos puertas: el navegador y Telegram. No hay una tercera.
En el navegador arrastras lo que tengas: un archivo, varios, una carpeta entera o un ZIP. Las carpetas y los ZIP se recorren por dentro, también los anidados, y lo que no es un documento contable se cuenta y se te dice, en vez de desaparecer sin más. Un ZIP admite hasta 200 documentos y 15 MB por archivo. Antes de soltarlos eliges qué son: gasto, ingreso, abono o nómina.
La otra puerta es Telegram. El patrón que recomendamos es un grupo por empresa cliente: se vincula una vez enviando «/link CÓDIGO» en el grupo, y todo lo que caiga dentro se archiva en esa empresa. El bot acepta PDF y fotos hasta 15 MB, y un ZIP lo rechaza diciendo por qué. Viene con los planes Despacho, Gestoría y Gestoría Plus.
- El navegador
- Un archivo, varios, una carpeta o un ZIP. PDF, JPG, PNG, HEIC, HEIF y WEBP, con el ZIP como contenedor.
- Telegram
- Un grupo por empresa cliente, vinculado una sola vez. PDF y fotos hasta 15 MB. El ZIP solo se abre en el navegador.
- Quién puede enviar
- Cada chat tiene su lista de remitentes. Un archivo de alguien que no está en ella se guarda en cuarentena y espera tu aprobación en la bandeja.
- Por correo, todavía no
- No hay entrada por correo electrónico. Siguen siendo dos puertas: el navegador y el bot.
02El recorrido de una factura
¿Es un OCR el que lee la factura?
No. No hay capa de OCR ni una plantilla por proveedor: se lee el documento entero.
Donde un OCR reconoce caracteres y necesita una plantilla para cada proveedor, iCifra envía el PDF o la foto tal cual a un modelo de lenguaje multimodal y recibe los campos: número y fecha, proveedor y cliente con su NIF, base imponible, tipo y cuota de IVA por cada tipo, IRPF, otros tributos, suplidos y total. Por eso un ticket con tres tipos de IVA o una nómina no necesitan configuración previa.
Esa lectura es la única parte con IA: un modelo de Anthropic, claude-sonnet-5, lee el documento y propone los campos. Lo que no resuelve queda en Revisión con su motivo escrito, y nada llega a los libros hasta que lo aprueba una persona. Lo que viene después no es lectura sino cálculo: la aritmética, el cuadre y las cifras del trimestre.
- Escrito para documentos españoles
- Busca Base imponible, IVA, IRPF, Total factura, CIF y NIF, y reconoce por su nombre el abono, la factura rectificativa y la nómina.
- Varios tipos de IVA en la misma factura
- Se guarda el desglose: base y cuota de cada tipo. Un tipo que no está impreso no se inventa.
- Fechas ambiguas
- Se normaliza la fecha impresa, no la interpretación del modelo. Si corriges el formato de un proveedor, sus documentos se vuelven a leer.
- Nóminas
- Devengos como base, líquido a percibir como total, IRPF retenido y la Seguridad Social del trabajador aparte. Aquí el proveedor es la persona y el cliente, la empresa.
03El recorrido de una factura
¿Qué se comprueba antes de asentar nada?
La aritmética contra el total impreso, en céntimos enteros. Es la cifra con fuerza legal.
Base más IVA más otros tributos menos IRPF tiene que dar el total impreso, con un céntimo de tolerancia; en una nómina, devengos menos IRPF menos Seguridad Social tiene que dar el líquido. El desglose se reconcilia también: las bases suman la base y las cuotas suman la cuota. Si algo no cuadra, iCifra no corrige ningún número: baja el documento a Revisión y escribe qué cifras discrepan.
Un documento se aprueba solo cuando se cumple todo: el proveedor ya es conocido en esa empresa, la lectura llega a 0,75 de confianza sobre 1, hay total y hay nombre de proveedor, la aritmética cuadra, no es duplicado y la factura está a nombre de la empresa. Todo lo demás es Revisión. La primera factura de un proveedor nuevo pasa siempre por Revisión, para que confirmes cómo se ha leído la fecha.
- Los estados
- Subido, procesando y después uno de estos: aprobado, Revisión, duplicado o error. Solo lo aprobado entra en los libros.
- Duplicados
- El mismo archivo subido dos veces por el navegador se detecta por su hash antes de leerlo; la misma factura por otro camino, por su contenido. Un duplicado no se contabiliza, y la marca se puede descartar.
- Facturada a otro
- Si el NIF o el nombre del cliente no es el de la empresa, el documento se marca y baja a Revisión. No se archiva en silencio.
- Si la lectura falla
- El archivo no se pierde: queda guardado con el motivo. Un fallo nuestro se dice como lo que es, no como un problema de tu documento.
04El recorrido de una factura
¿Qué asiento produce cada documento?
Uno por partida doble, con las cuentas del Plan General Contable. Si debe y haber no coinciden al céntimo, no se publica.
En una factura recibida se cargan la cuenta de la categoría por la base, el 472 de IVA soportado por la cuota, el 631 por otros tributos y el 629 por los suplidos; se abonan el 4751 por la retención de IRPF y la subcuenta del proveedor, 410.0.NNNNN, por el total. En una emitida, 430 y 473 al debe contra 700 y 477 al haber. En una nómina, 640 al debe contra 4751, 476 y 465.
Cada empresa nueva se crea con veinticuatro cuentas del PGC ya sembradas, y cada proveedor y cada cuenta bancaria reciben su subcuenta sin que nadie la escriba. El descuadre se mide en céntimos enteros y funciona como puerta, no como aviso: un asiento que no cuadre exactamente sale del Libro Mayor y se te devuelve con su documento, su fecha y el descuadre en céntimos.
- Los abonos todavía no se contabilizan
- Se leen, se guardan y se enlazan con la factura que rectifican, y el Libro Mayor los lista como no contabilizados con ese motivo.
- La retención va a su cuenta
- El 4751 cuando la practicas tú, el 473 cuando te la practican. El IVA nunca se mezcla con el IRPF.
- El céntimo de redondeo
- El residuo que deja el IVA redondeado línea a línea se decide una vez por empresa: llevarlo a la cuenta de diferencias de redondeo, o retener el documento. Sin decidir, se retiene.
- Lo retenido dice por qué
- «Descuadre de X €», «no tiene importes», «su factura está pendiente de aprobar». Queda visible y fuera de los libros hasta que se arregla.
- El número de asiento no es una referencia
- El Libro Mayor se recalcula en cada consulta y la numeración es posicional: una factura con fecha antigua desplaza a las siguientes.
05El recorrido de una factura
¿Cómo se concilia el banco y qué se lleva tu asesor?
Cada movimiento busca su factura por importe y fecha; el trimestre sale en el Excel que tu asesor ya lee.
Los extractos entran como CSV, Excel (.xlsx y .xls) o PDF, y el PDF lo lee el mismo modelo que las facturas, así que ese conviene revisarlo. Cada movimiento se mide contra las facturas cuyo importe coincide con el suyo salvo dos céntimos y cuya fecha cae dentro de treinta días: si el parecido es alto se empareja solo, y si es dudoso se te propone y decides tú.
Lo que se queda sin factura no se esconde: aparece en una pantalla de revisión y se asienta contra su propia categoría, para que la cuenta del banco siga cuadrando. Del lado del IVA hay dos libros de Excel. El de modelos trae tres hojas: Facturas (303), una fila por factura con base y cuota de cada tipo; Resumen 303, una fila por trimestre; y Modelo 347, una fila por contraparte con su total anual. Es un papel de trabajo: quien firma y presenta es tu asesor.
- La fila que no se puede leer
- Fecha ilegible, importe ilegible o un cero de verdad: se cuentan y se dicen. Un movimiento ya importado se descarta al reimportar el mismo periodo.
- La exportación lee el conjunto completo
- No exporta lo que hay en pantalla: vuelve a leer todas las páginas y, si no puede, se niega en vez de darte un trimestre incompleto.
- Formatos
- El libro de modelos es .xlsx porque son tres hojas. El CSV existe para la hoja única y para la lista de facturas. El Libro Mayor sale en su propio .xlsx o para imprimir.
- Soportado y repercutido
- Exporta desde la lista de recibidas para el soportado y desde la de emitidas para el repercutido: la hoja suma las filas que le das.
- Solo lo aprobado
- Revisión, duplicados y errores no entran en el Libro Mayor, ni en los informes, ni en ninguna exportación. Siguen visibles en sus pantallas.
06El recorrido de una factura
¿Qué no hace iCifra?
Esta lista importa tanto como la otra. Lo que no está aquí es porque todavía no existe.
iCifra no expide facturas. No hay creación, ni series de numeración, ni generación de PDF o XML, ni envío: todo documento que existe aquí llegó como archivo. Por eso no es un sistema informático de facturación, tal como lo define el Real Decreto 1007/2023, y no hace cumplir Verifactu a nadie: la obligación es de quien expide, y en iCifra están las facturas que recibes y las que ya has emitido.
Tampoco presenta nada a la Agencia Tributaria: ni 303, ni 347, ni 390, ni 111, ni 130. Produce las hojas y guarda el justificante de lo que ya presentaste en otro sitio. No convierte divisas, así que los totales de una empresa con varias monedas no significarían nada. Los abonos se leen y se enlazan, y no se contabilizan. Y una cuenta nueva no entra sola: la revisamos a mano antes de que pueda hacer nada.
- Expedir facturas
- No las escribe iCifra. Ni numeración, ni PDF, ni XML, ni envío, ni conexión con la Agencia Tributaria.
- Verifactu
- No decimos compatible, ni homologado, ni adaptado. La obligación acompaña a quien expide las facturas, no al programa que las lee.
- Conexión bancaria
- No hay conexión con tu banco, ni PSD2, ni Norma 43. Los extractos son archivos que importas tú.
- Invitar a tu equipo
- Los roles y los permisos existen en la base de datos; la pantalla para invitar a un compañero, todavía no.
07Preguntas
¿Qué preguntan las gestorías y los despachos antes de probarlo?
¿Hay que configurar una plantilla por cada proveedor?
¿Cuántas facturas puedo subir de una vez?
¿Lee también las facturas emitidas y las nóminas?
¿Puedo corregir un dato mal leído?
¿Lee extractos bancarios en Norma 43?
¿Genera el Modelo 303?
Pruébalo con las facturas de un cliente de verdad.
El plan gratuito no caduca y no pedimos tarjeta: una empresa y diez facturas al mes. Revisamos a mano cada cuenta nueva antes de abrirla, y suele tardar entre cinco y diez minutos en horario de trabajo.