Счета через Telegram
Счета через Telegram попадают в нужную компанию и выходят прочитанными.
Вы отправляете PDF или фотографию боту iCifra — в личном чате или в группе этого клиента — и получаете ответ с поставщиком, итогом и датой или с причиной, по которой документ остался ждать.
01Счета через Telegram
Что можно отправить боту?
PDF или фотографию, до 15 МБ. То, что он не принимает, он называет по типу.
Бот принимает файл с объявленным типом и принимает фотографию, из которой берёт самое большое разрешение, какое отдаёт Telegram. Допустимые типы — PDF, JPEG, PNG, WEBP, HEIC и HEIF, с ограничением 15 МБ. Всё остальное получает отказ, в котором названы тип, который вы отправили, и разрешённый набор, так что файл никогда не остаётся без ответа и не теряется молча.
Отправлять чеки через Telegram — то же, что отправить счёт: фотография чека из супермаркета с несколькими ставками НДС читается с разбивкой по ставке, базе и сумме, потому что модель читает всю страницу, а не шаблон под каждого поставщика. А ZIP, наоборот, отклоняется: архивы и папки просматриваются только в браузере, где ZIP открывается до того, как что-то загружено.
02Счета через Telegram
Личный чат или группа на каждого клиента?
Мы рекомендуем схему «одна группа Telegram на одну компанию-клиента», привязанную один раз.
Вы создаёте группу этого клиента, добавляете бота и один раз отправляете «/link КОД» с кодом этой компании, который создаётся в Настройках. С этого момента всё, что попадает в группу, оформляется в эту компанию без лишних вопросов, а бот сохраняет название группы в каждом счёте, поэтому во Входящих видно, откуда он пришёл. Клиента можно пригласить в его собственную группу: он загружает, вы проверяете.
Если вы предпочитаете один чат, который спрашивает каждый раз, «/unlink» его отвязывает, и бот снова показывает выбор компании после каждого файла. Деталь настройки, которую стоит знать: бот читает файлы в группе потому, что в BotFather у него выключен режим приватности. При включённом режиме приватности бот получает только те сообщения, которые обращены к нему, и PDF, оставленный в группе, не дошёл бы никогда, причём никакой код не смог бы это обнаружить.
03Счета через Telegram
Что бот отвечает, когда получает файл?
Сначала — что получил, затем — сводку или причину. Молчание не бывает ответом.
Он подтверждает получение и говорит, что обрабатывает. Затем приходит сводка — поставщик, итог и дата — с добавленным предупреждением, когда документ остаётся на проверке или когда получатель не совпадает с компанией. Или «возможный дубликат» — с тем, что он не проведён. Или предупреждение, что файл пришёл от неодобренного отправителя и ждёт во Входящих. Или отказ по плану, написанный на языке чата.
Чтение делает ИИ: модель Anthropic, claude-sonnet-5, читает PDF или фотографию и возвращает поля; то, что она не решает, остаётся на проверке, пока это не утвердит человек. Если арифметика не сходится с напечатанным итогом, сводка говорит об этом, вместо того чтобы исправлять цифры. Если сбой в базе данных, бот отвечает, что ничего не потеряно и что нужно отправить ещё раз через минуту, а настоящая ошибка попадает в журнал.
- Три языка
- Бот говорит по-испански, по-английски и по-русски. Выбор, сохранённый в чате, всегда важнее языка клиента Telegram, а три кнопки читаются каждая на своём языке.
- Команды
- «/link КОД» привязывает чат к компании, «/which» говорит, к какой он привязан, «/unlink» отпускает его, а «/language» меняет язык.
- Дубликат по содержанию
- Через бота дубликат определяется по содержанию: тот же поставщик и тот же номер или тот же итог и та же дата. Хэш файла считается только в браузере.
04Счета через Telegram
Где оказывается файл, который вы отправили?
В компании этой группы или во Входящих, в ожидании, пока кто-нибудь скажет, чей он.
Чат, привязанный к компании, оформляет прямо в неё. Чат, привязанный к вашему аккаунту, но не к компании, возвращает кнопки с вашими компаниями и кнопку «оставить во Входящих»; файл ждёт там, пока кто-нибудь не нажмёт, а нажать может только авторизованный отправитель этого чата. Чат, не привязанный ни к чему, не доходит даже до скачивания файла: привязка читается раньше.
Файл от отправителя, которого нет в списке чата, всё равно сохраняется, но задерживается и остаётся на проверке и не доходит ни до одной книги, пока владелец аккаунта не одобрит его во Входящих. Если список отправителей не удаётся прочитать, это считается «не авторизован». У неподтверждённого отправителя есть предел — пять задержанных файлов на чат в час, а непривязанный чат получает три ответа в час и потом молчит.
05Счета через Telegram
В какие планы входит бот и с каким темпом он читает?
Бот входит в Despacho, Gestoría и Gestoría Plus, а темп в час — это темп плана.
Прочитанных счетов в час: 10 на бесплатном плане, 10 в Solo, 100 в Despacho, 250 в Gestoría и 500 в Gestoría Plus. Лимит проверяется на сервере до обращения к модели, а окно скользящее. Бот не входит ни в бесплатный план, ни в Solo, и дверь закрыта по умолчанию: план, который не удаётся определить, отклоняется, а не пропускается. База данных проверяет план ещё раз при создании кода привязки.
Когда темп достигнут, бот говорит это такими словами: «Чтение счетов достигло темпа вашего тарифа: 100 в час. Ваши документы сохранены и будут обработаны, если повторить попытку в течение часа; более высокий тариф читает больше счетов в час.» Он не печатает счётчик, потому что темп делится с ассистентом и обе вещи выходят из одного счётчика.
06Счета через Telegram
Чего бот не делает?
Он не открывает ZIP, не проводит сам и не впускает никого только потому, что ему написали.
Он не распаковывает архивы: это происходит только в браузере. Он не заполняет хэш файла, поэтому один и тот же PDF, отправленный через бота дважды, определяется по содержанию, а не по байтам. Он не принимает почту: две двери — браузер и Telegram. Он не выставляет счетов и ничего не подаёт. И он не открывает аккаунт: если аккаунт ещё не одобрен, бот говорит об этом и не скачивает ни байта.
Сам он тоже ничего не проводит. Задержанный файл по определению остаётся на проверке, и только утверждённый документ доходит до Главной книги, до цифр и до листов квартала. Неудавшееся чтение никогда не превращается в вашу вину: документ сохраняется со своей причиной. А экран отчётов не показывает 0,00 €, когда не смог прочитать данные: он отказывается показывать цифры, потому что ноль там выглядел бы так, будто нечего декларировать.
07Вопросы
О чём спрашивают хестории и фирмы, прежде чем попробовать?
Как привязать бота к компании?
Может ли счета отправлять мой клиент?
Можно отправить ему ZIP со всем месяцем?
А если я оставлю счёт не в той группе?
Что будет, если я отправлю сто счетов сразу?
Через что проходят файлы, которые я отправляю?
Одна группа на клиента — и за счетами больше не приходится бегать.
Бот входит в Despacho, Gestoría и Gestoría Plus. Можно начать с бесплатного плана, чтобы посмотреть, как читается документ — одна компания и десять счетов в месяц, без карты, — и рассказать нам, как вы сегодня собираете бумаги своих клиентов.