Путь одного счёта
Автоматическое проведение счетов: от документа до Главной книги.
Счёт приходит через браузер или Telegram, а выходит прочитанным, сверенным с напечатанным итогом и проведённым двойной записью. Ничего не доходит до книг, пока это не утвердит человек.
01Путь одного счёта
Как счёт попадает в iCifra?
Через две двери: браузер и Telegram. Третьей нет.
В браузере вы перетаскиваете то, что есть: один файл, несколько, целую папку или ZIP. Папки и ZIP просматриваются изнутри, вложенные тоже, а то, что не является бухгалтерским документом, пересчитывается и называется вам, вместо того чтобы просто исчезнуть. В ZIP допускается до 200 документов и 15 МБ на файл. Прежде чем отпустить их, вы выбираете, что это: расход, доход, кредит-нота (abono) или расчётный листок (nómina).
Вторая дверь — Telegram. Мы рекомендуем схему «одна группа на одну компанию-клиента»: чат привязывается один раз командой «/link КОД», отправленной в группу, и всё, что туда попадает, оформляется в эту компанию. Бот принимает PDF и фотографии до 15 МБ, а ZIP отклоняет, объясняя почему. Он входит в планы Despacho, Gestoría и Gestoría Plus.
- Браузер
- Один файл, несколько, папка или ZIP. PDF, JPG, PNG, HEIC, HEIF и WEBP, а ZIP — как контейнер.
- Telegram
- Одна группа на компанию-клиента, привязанная один раз. PDF и фотографии до 15 МБ. ZIP открывается только в браузере.
- Кто может присылать
- У каждого чата свой список отправителей. Файл от того, кого в списке нет, сохраняется, но задерживается и ждёт вашего одобрения во Входящих.
- По почте — пока нет
- Входа по электронной почте нет. Дверей по-прежнему две: браузер и бот.
02Путь одного счёта
Счёт читает OCR?
Нет. Ни слоя OCR, ни шаблона под каждого поставщика: читается весь документ.
Там, где OCR распознаёт символы и требует шаблона под каждого поставщика, iCifra отправляет PDF или фотографию как есть в мультимодальную языковую модель и получает поля: номер и дату, поставщика и клиента с их NIF, налоговую базу, ставку и сумму НДС по каждой ставке, IRPF, прочие налоги, прочие расходы (suplidos) и итог. Поэтому чек с тремя ставками НДС или расчётный листок не требуют предварительной настройки.
Это чтение — единственная часть с ИИ: модель Anthropic, claude-sonnet-5, читает документ и предлагает поля. То, что она не решает, остаётся на проверке с написанной причиной, и ничего не доходит до книг, пока это не утвердит человек. Дальше идёт не чтение, а расчёт: арифметика, сверка и цифры квартала.
- Написано под испанские документы
- Ищет Base imponible, IVA, IRPF, Total factura, CIF и NIF и распознаёт по названию abono, factura rectificativa и nómina.
- Несколько ставок НДС в одном счёте
- Разбивка сохраняется: база и сумма НДС по каждой ставке. Ставка, которой нет на бумаге, не придумывается.
- Неоднозначные даты
- Нормализуется напечатанная дата, а не трактовка модели. Если вы исправите формат дат поставщика, его документы перечитываются.
- Расчётные листки
- Начисления как база, сумма к выплате как итог, удержанный IRPF и взносы работника в Seguridad Social отдельно. Здесь поставщик — человек, а клиент — компания.
03Путь одного счёта
Что проверяется до того, как что-то проведено?
Арифметика против напечатанного итога, в целых центах. Это цифра, имеющая юридическую силу.
База плюс НДС плюс прочие налоги минус IRPF должны дать напечатанный итог, с допуском в один цент; в расчётном листке начисления минус IRPF минус Seguridad Social должны дать сумму к выплате. Разбивка сверяется тоже: базы складываются в базу, суммы НДС — в сумму НДС. Если что-то не сходится, iCifra не исправляет ни одного числа: документ уходит на проверку, и записывается, какие цифры расходятся.
Документ утверждается сам только тогда, когда выполнено всё: поставщик уже знаком в этой компании, уверенность чтения доходит до 0,75 из 1, есть итог и есть название поставщика, арифметика сходится, это не дубликат и счёт выписан на имя компании. Всё остальное — проверка. Первый счёт нового поставщика всегда проходит через проверку, чтобы вы подтвердили, как прочитана дата.
- Состояния
- Загружен, обработка, а затем одно из: утверждён, на проверке, дубликат или ошибка. В книги попадает только утверждённое.
- Дубликаты
- Один и тот же файл, загруженный через браузер дважды, распознаётся по хэшу ещё до чтения; тот же счёт, пришедший другим путём, — по содержанию. Дубликат не проводится, а отметку можно снять.
- Счёт выписан на другого
- Если NIF или название клиента не те, что у компании, документ помечается и уходит на проверку. Молча он не оформляется.
- Если чтение не удалось
- Файл не теряется: он сохраняется вместе с причиной. Наш сбой называется тем, чем он является, а не проблемой вашего документа.
04Путь одного счёта
Какую проводку даёт каждый документ?
Одну, двойной записью, по счетам Plan General Contable. Если дебет и кредит не совпадают до цента, она не публикуется.
В полученном счёте в дебет идут счёт категории на базу, 472 входящего НДС на сумму НДС, 631 на прочие налоги и 629 на прочие расходы; в кредит — 4751 на удержание IRPF и субсчёт поставщика, 410.0.NNNNN, на итог. В выставленном — 430 и 473 в дебет против 700 и 477 в кредит. В расчётном листке — 640 в дебет против 4751, 476 и 465.
Каждая новая компания создаётся с двадцатью четырьмя уже засеянными счетами PGC, а каждый поставщик и каждый банковский счёт получают свой субсчёт без того, чтобы кто-то его вписывал. Расхождение измеряется в целых центах и работает как дверь, а не как предупреждение: проводка, которая не сходится точно, выходит из Главной книги и возвращается вам вместе со своим документом, своей датой и расхождением в центах.
- Кредит-ноты пока не проводятся
- Они читаются, сохраняются и связываются со счётом, который исправляют, а Главная книга перечисляет их как непроведённые с этой причиной.
- Удержание идёт на свой счёт
- 4751 — когда удерживаете вы, 473 — когда удерживают у вас. НДС никогда не смешивается с IRPF.
- Цент округления
- Остаток, который оставляет НДС, округлённый построчно, решается один раз для компании: отнести его на счёт разниц округления или задержать документ. Пока решения нет — документ задерживается.
- Задержанное говорит почему
- «Расхождение X €», «нет сумм», «его счёт ещё не утверждён». Остаётся на виду и вне книг, пока не исправлено.
- Номер проводки — не ссылка
- Главная книга пересчитывается при каждом запросе, а нумерация позиционная: счёт с более ранней датой сдвигает все следующие.
05Путь одного счёта
Как сверяется банк и что уносит ваш консультант?
Каждое движение ищет свой счёт по сумме и дате; квартал выходит в том Excel, который ваш консультант уже читает.
Выписки приходят в CSV, Excel (.xlsx и .xls) или PDF, причём PDF читает та же модель, что и счета, поэтому его стоит проверить. Каждое движение сопоставляется со счетами, сумма которых совпадает с его суммой с точностью до двух центов, а дата попадает в тридцать дней: если сходство высокое, сопоставление происходит само, а если сомнительное — вам предлагают, и решаете вы.
То, что осталось без счёта, не скрывается: оно появляется на экране проверки и проводится на свою категорию, чтобы банковский счёт продолжал сходиться. Со стороны НДС есть две книги Excel. Книга для деклараций содержит три листа: «Facturas (303)» — по строке на счёт с базой и суммой НДС по каждой ставке; «Resumen 303» — по строке на квартал; и «Modelo 347» — по строке на контрагента с его годовым итогом. Это рабочий документ: подписывает и подаёт ваш консультант.
- Строка, которую нельзя прочитать
- Нечитаемая дата, нечитаемая сумма или настоящий ноль: такие строки пересчитываются и называются. Уже импортированное движение отбрасывается при повторном импорте того же периода.
- Экспорт читает весь набор
- Экспортируется не то, что на экране: все страницы перечитываются заново, а если это невозможно, экспорт отказывает вместо того, чтобы выдать неполный квартал.
- Форматы
- Книга для деклараций — .xlsx, потому что в ней три листа. CSV существует для одного листа и для списка счетов. Главная книга выходит в своём .xlsx или на печать.
- Входящий и исходящий
- Для входящего экспортируйте из списка полученных, для исходящего — из списка выставленных: лист складывает те строки, которые вы ему дали.
- Только утверждённое
- То, что на проверке, дубликаты и ошибки не входят ни в Главную книгу, ни в отчёты, ни в один экспорт. На своих экранах они остаются видимыми.
06Путь одного счёта
Чего iCifra не делает?
Этот список важен не меньше другого. Чего здесь нет — того пока просто не существует.
iCifra не выставляет счетов. Нет ни создания, ни серий нумерации, ни генерации PDF или XML, ни отправки: любой документ, который здесь есть, пришёл файлом. Поэтому это не информационная система выставления счетов в том определении, которое даёт Real Decreto 1007/2023, и она никому не обеспечивает соблюдение Verifactu: обязанность лежит на том, кто выставляет, а в iCifra находятся счета, которые вы получаете, и те, которые вы уже выставили.
Она также ничего не подаёт в Agencia Tributaria: ни 303, ни 347, ни 390, ни 111, ни 130. Она делает листы и хранит квитанцию о том, что вы уже подали в другом месте. Она не конвертирует валюты, поэтому итоги компании с несколькими валютами ничего не значили бы. Кредит-ноты читаются и связываются, но не проводятся. И новый аккаунт не входит сам: мы проверяем его вручную, прежде чем он сможет что-то делать.
- Выставление счетов
- Их пишет не iCifra. Ни нумерации, ни PDF, ни XML, ни отправки, ни связи с Agencia Tributaria.
- Verifactu
- Мы не говорим «совместимо», «сертифицировано» или «адаптировано». Обязанность следует за тем, кто выставляет счета, а не за программой, которая их читает.
- Связь с банком
- Связи с вашим банком нет — ни PSD2, ни Norma 43. Выписки — это файлы, которые импортируете вы.
- Приглашение вашей команды
- Роли и права существуют в базе данных; экрана, чтобы пригласить коллегу, пока нет.
07Вопросы
О чём спрашивают хестории и фирмы, прежде чем попробовать?
Нужно настраивать шаблон под каждого поставщика?
Сколько счетов можно загрузить за один раз?
Читает ли она выставленные счета и расчётные листки?
Можно ли исправить неверно прочитанные данные?
Читает ли она банковские выписки в формате Norma 43?
Формирует ли она Modelo 303?
Попробуйте на счетах настоящего клиента.
Бесплатный план не истекает, и карту мы не спрашиваем: одна компания и десять счетов в месяц. Каждый новый аккаунт мы проверяем вручную, прежде чем открыть, и обычно это занимает от пяти до десяти минут в рабочее время.