Хестории и асесории
Программа бухучёта для асесорий: по одной книге на каждую компанию-клиента.
Каждый клиент фирмы — это компания со своим планом счетов, своей Главной книгой и своими Входящими. Объединяет их одно правило: если проводка не сходится до цента, она не попадает в книги.
01Хестории и асесории
Как несколько компаний-клиентов устроены в одной программе?
Одна компания на одного клиента, и ничего между ними не смешивается.
При создании компании iCifra засеивает ей план счетов Plan General Contable, среди них: 472 и 477 для входящего и исходящего НДС, 4751 для удержаний, 410 и 430 для кредиторов и клиентов, 62x для расходов, 631 для прочих налогов, 640 и 642 для персонала, 700 и 705 для продаж, 570 и 572 для кассы и банков.
Дальше каждый поставщик получает свой аналитический субсчёт, а каждый банковский счёт — свой.
Поставщики, категории, банковские счета и документы принадлежат этой компании и никакой другой. Во время беты число компаний-клиентов устанавливается для каждой фирмы, а собственные книги фирмы клиентом не считаются.
Лимит проверяется при создании компании, в самой базе данных. Стоит посмотреть на объём, прежде чем переносить портфель: прочитанные счета в месяц тоже устанавливаются для каждой фирмы, и это 5 000, если мы не согласуем другое число.
- Изоляция в базе данных
- Фильтр по фирме живёт в базе данных и применяется в каждом запросе, а не в приложении: забытый в коде фильтр ничего не открывает.
- Кто что видит
- Граница — фирма, а не человек: владелец, администраторы и бухгалтеры достают все компании фирмы, если бухгалтера не ограничили назначенными ему.
- Субсчета автоматически
- 410.0.NNNNN на поставщика и 572.0.NNNNN на банковский счёт, нумерованные базой данных, а не вручную, и последовательные внутри каждой компании.
- Свои счета у каждой компании
- Особые счета — входящий НДС, продажи, зарплаты, без категории — можно направить на другой код в одной компании, не задев остальные.
Libro Diario
3T 2026Gestoría Ejemplo Demo S.L. · B00000018
| Fecha | Cta. | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Suma anterior | 1.547,04 | 1.547,04 | |
| 24/07/2026 | 628 | 318,40 | |
| EC-2026-88214 | 472 | 66,86 | |
| 410 | 385,26 | ||
| 04/08/2026 | 623 | 1.200,00 | |
| 2026/214 | 472 | 252,00 | |
| 4751 | 180,00 | ||
| 410 | 1.272,00 | ||
| 11/08/2026 | 624 | 260,00 | |
| ME-2026-3390 | 472 | 54,60 | |
| 631 | 12,40 | ||
| 629 | 35,00 | ||
| 410 | 362,00 | ||
| Suma y sigue | 3.746,30 | 3.746,30 | |
Данные для примера, вымышленные
Libro Diario
3T 2026| Fecha | Cta. | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Suma anterior | 3.746,30 | 3.746,30 | |
| 18/08/2026 | 628 | 121,07 | |
| CD-2026-71104 | 472 | 25,42 | |
| 410 | 146,50 | ||
| 678 | 0,01 | ||
| 25/08/2026 | 430 | 2.904,00 | |
| 2026-0042 | 700 | 2.400,00 | |
| 477 | 504,00 | ||
| 31/08/2026 | 640 | 2.100,00 | |
| NOM-2026-08 | 4751 | 315,00 | |
| 476 | 133,35 | ||
| 465 | 1.651,65 | ||
| Total debe = Total haber | 8.896,80 | 8.896,80 | |
Счёт CD-2026-71104: вы решили провести цент только по этому счёту.
Данные для примера, вымышленные
02Хестории и асесории
Что фирма видит по каждой компании-клиенту?
Входящие, где в каждой строке показано состояние: решение уже принято или ждёт вас.
Документ проходит через «загружен» и «обработка» и оказывается в одном из четырёх состояний: утверждён, на проверке, дубликат или ошибка. Состояние — это столбец, который читают первым, и рядом с ним написана причина. У полученных счетов, выставленных, кредит-нот и расчётных листков — у каждого свой экран, с тем же списком и тем же фильтром по направлению и по типу документа.
В книги доходит только утверждённое. То, что на проверке, дубликаты, ошибки и то, что ещё обрабатывается, остаются вне Главной книги, вне цифр отчётов и вне всех экспортов, которые из них выходят, но на своих экранах по-прежнему видны, с причиной впереди. Сопоставление с банком нарочно шире: счёт может быть оплачен раньше, чем его кто-нибудь утвердит.
03Хестории и асесории
Почему проверка — это контроль фирмы?
Потому что это ровно та точка, где решает человек, и без него дальше ничего не идёт.
Счёт приходит с пометкой «Готов к утверждению» и своим процентом уверенности, когда выполнено всё: поставщик уже знаком в этой компании, уверенность чтения доходит до 75 %, есть итог, название поставщика и дата, ИИ не отметил ни одного поля как сомнительное, арифметика сходится, это не дубликат и счёт выписан на имя привязанной компании.
Остальное остаётся на проверке с указанием причины. Без человека из фирмы не утверждается ни один: готовые — по одному или все сразу. Первый счёт нового поставщика никогда не приходит готовым, какой бы ни была уверенность, чтобы кто-то подтвердил, как прочитана дата.
Чтение делает ИИ: модель Anthropic (Claude) получает PDF или фотографию и возвращает поля. То, что модель не решает, остаётся на проверке, а утверждает человек из фирмы.
Дальше идёт не чтение, а арифметика: база плюс НДС плюс прочие налоги минус IRPF против напечатанного итога, в целых центах, и документ, который не совпадает, уходит на проверку с теми цифрами, которые расходятся.
- Счёт не того клиента
- NIF и название получателя сравниваются с данными привязанной компании. Если они не совпадают, отмечается расхождение, и документ уходит на проверку вместо того, чтобы молча оформиться.
- Дубликаты
- Один и тот же файл, загруженный в браузере дважды, распознаётся по хэшу; тот же счёт, пришедший другим путём, — по содержанию. Дубликат не проводится никогда, а отметку можно снять.
- Неудавшееся чтение не теряется
- Если чтение не удалось, документ сохраняется с состоянием «ошибка» и причиной. Ничего не отбрасывается и ничего не доходит до книг.
- Цент округления
- Остаток в один цент, который даёт НДС, округлённый построчно, решается один раз для компании: он относится на счёт разниц округления или документ задерживается. Пока решения нет — документ задерживается.
04Хестории и асесории
Что консультант получает при закрытии квартала?
Книгу полученных счетов, разбивку по ставкам НДС, итоги по кварталам и годовые суммы по контрагентам — в том Excel, который он уже читает.
Excel-книга по декларации содержит три листа. «Facturas (303)»: по строке на счёт — с датой, кварталом, номером, поставщиком, NIF, базой, ставкой, базой и суммой НДС по 21 %, по 10 % и по 4 %, базой по 0 %, итогом НДС и итогом счёта.
«Resumen 303»: база и сумма НДС по ставкам, база по 0 % и итоги, по строке на квартал. «Modelo 347»: по строке на контрагента с его итогом за выгруженный период.
Ни один из этих листов не является формой. iCifra не формирует, не заполняет и не подаёт 303 или 347: она помечает контрагентов, итог которых за выгруженный период доходит до 3.005,06 €, и на этом её работа заканчивается. Это рабочий документ для фирмы, а не декларация, и формы, в которой подаётся 347, у него тоже нет. Подписывает и подаёт ваш консультант.
- Выходит весь набор, а не экран
- Диалог перечитывает все страницы счетов перед экспортом; если это не удаётся, он отказывает, а не экспортирует молча первую тысячу строк.
- Полученные и выставленные — по отдельности
- Диалог экспорта спрашивает, какая книга нужна — полученные (входящий НДС) или выставленные (исходящий НДС), — или берёт её из фильтра списка. Отчёты тоже разделяют их, в две колонки.
- Форматы
- Книга по декларации — .xlsx, потому что в ней три листа. CSV существует для общего листа и для списка счетов. Главная книга выходит в своём .xlsx или на печать.
- Уже поданные декларации
- Квитанция по 111, 130, 303, 347 или 390 хранится в iCifra со своим годом, своим периодом, своей суммой и своим PDF. Хранить, а не подавать.
05Хестории и асесории
Сколько человек из фирмы могут войти?
Столько, сколько мы согласуем с вашей фирмой: во время беты число пользователей устанавливается для каждой.
Роли существуют в базе данных: владелец, администратор и бухгалтер, каждая активная или приостановленная, с одним активным владельцем на фирму. Охват каждой роли решается тоже там, а не на экране. Во время беты места каждой фирмы — те, что для неё установлены. Множественный доступ работает, как только существует строка о принадлежности.
Владелец может приглашать администраторов и бухгалтеров из Настроек; администратор — только бухгалтеров. Каждое приглашение привязано к адресу электронной почты, действует семь дней и занимает место, пока ожидает принятия. Приглашённый получает доступ к фирме, как только примет приглашение: приглашение владельца и есть одобрение.
06Хестории и асесории
Чего iCifra не делает?
Чего она не делает, написано здесь, потому что фирма обнаружила бы это в худший момент квартала.
Она не выставляет счетов: нет ни серий нумерации, ни генерации PDF или XML, ни отправки, ни связи с Agencia Tributaria. Каждый документ, который есть в iCifra, пришёл файлом.
Регламент, утверждённый Real Decreto 1007/2023, определяет информационную систему выставления счетов по функции — выставлять счета; iCifra регистрирует те, которые вы получаете, и те, которые вы уже выставили, поэтому она ею не является, и обязанность по-прежнему лежит на том, кто выставляет.
С вашим банком она не соединяется: выписки приходят файлами (Norma 43, CSV, Excel или PDF). Документы по почте не принимаются, дверей две: браузер и Telegram. Валюты не конвертируются. А номер проводки позиционный, поэтому это не ссылка, которую можно цитировать.
07Вопросы
О чём спрашивают хестории и фирмы, прежде чем попробовать?
Какой план подходит фирме?
Можно попробовать на одном клиенте?
Вход открывается сразу после регистрации?
Где данные моих клиентов?
Могу ли я забрать данные и уйти?
Заменяет ли это консультанта, который подписывает?
Хестории и асесории
Попробуйте на одном клиенте, прежде чем переносить портфель.
Во время беты всё начинается без оплаты, без карты, а цена согласуется с каждой фирмой. Каждый новый аккаунт мы проверяем вручную, прежде чем открыть. Если хотите сначала увидеть это на реальных счетах, расскажите, как вы закрываете квартал, и мы прочитаем сами.